Planejar ou executar são operações fundamentais para o sucesso de qualquer projeto empresarial. Mas, muitos profissionais ficam em dúvida sobre a relação entre planejamento e execução.
Você se considera um planejador ou um executor? Há quem diga que execução é mais importante, pois sem execução nada é feito. Esses são os Executores. Este tipo de perfil acredita que até que se tire as ideias do papel, elas não serviram de muita coisa. Para essas pessoas, fazer coisas é a palavra da vez!
Do outro lado, os Planejadores gostam de formular planos milimetricamente calculados, pensando em todas as possibilidades. Para esses, o importante é planejar cada etapa do percurso e só começa a agir quando se satisfazem com o nível de seu planejamento.
Qual o mais importante em sua opinião, Planejamento ou execução?
Agora, falando em produtividade, vamos entender como gerar resultados em ambos os perfis.
Pense comigo…
Executar às cegas, sem planejamento mínimo, pode trazer improdutividade e retrabalho. Isso por que, nada garante que o trabalho importante será realizado, e principalmente, que será realizado no momento oportuno.
No entanto, muitas vezes ao planejar excessivamente, a oportunidade pode passar pelas nossas mãos ou simplesmente, não agir por inércia.
Ou seja, de que adianta um plano perfeito se não é colocado em prática.
Qual o cenário ideal?
De maneira simples, o cenário ideal é um bom planejamento, em um nível suficiente para se começar a executar, seguido de ação decisiva e massiva.
Simples, não é?
Sem dúvidas não poderia ser mais simples, mas me permita chamar sua atenção ao seguinte fato:
O simples funciona! Difícil é fazer o simples de maneira sistemática.
Produtividade Pessoal está relacionado à nossa própria autogestão, ter a competência de criar planos excelentes e executar com precisão, assim, gerando a disciplina e confiança necessária para continuar progredindo.
Isso se aplica perfeitamente a líderes, querem que sua equipe produza mais. Vocês podem ajudar muito fazendo planos de maneira simples, assertiva é direcionada.
Uma forma de se conseguir isso é utilizando metodologias de gestão ciclo PDCA e ciclo PODC. Uma vez que ambas enfatizam a importância de planejar antes de agir e de revisar e ajustar com base nos resultados.
Vou explicar as semelhanças e diferenças entre os ciclos PDCA (Planejamento, Execução, Verificação e Ação) e PODC (Planejamento, Organização, Execução e Controle), apresentando as melhores práticas para planejar, executar e controlar projetos de forma mais eficaz.
O que é o Ciclo PDCA?
Para esclarecer com mais detalhes a dúvida entre planejar ou executar, a metodologia ciclo PDCA é de grande importância. De fato, esta sigla em inglês corresponde aos seguintes conceitos:
- Plan (Planejamento);
- Do (Execução);
- Check (Verificação);
- Act (Ação).
Trata-se de uma metodologia de gestão que promove a melhoria contínua dos processos, produtos ou serviços. Assim, é uma abordagem sistemática que promove a identificação e resolução de problemas, com o intuito de tornar os processos mais eficientes e eficazes. Afinal, o ciclo PDCA é iterativo, ou seja, após a etapa “Agir”, o ciclo começa novamente com o “Planejar”, garantindo uma melhoria contínua.
Esta abordagem é amplamente usada em gestão da qualidade, projetos de melhoria contínua e sistemas de gestão em geral. É uma ferramenta versátil que pode ser adaptada a diversos contextos organizacionais.
Para entender como acontecem as ações de planejar ou executar no ciclo PDCA, veja como são estruturadas as quatro etapas do ciclo:
P – Plan (Planejamento)
Nesta fase, o problema ou a oportunidade de melhoria é identificada e os objetivos e metas a serem alcançados são definidos. Além disso, são estabelecidas as ações necessárias para alcançá-los.
Esta etapa também envolve a coleta e análise de dados relevantes para a compreensão do problema.
D – Do (Execução)
Nesta etapa, as ações planejadas são implementadas em escala piloto ou completa. Sem dúvida, é o momento de colocar em prática o que foi decidido na fase de planejamento.
C – Check (Verificação)
Já nesta etapa, uma vez que as ações foram implementadas, é importante medir e avaliar os resultados obtidos. Por isso, é realizada uma comparação entre os resultados obtidos e os objetivos definidos no planejamento.
O intuito é verificar se as metas foram alcançadas e, se acaso forem detectados desvios, é preciso aplicar as medidas certas para a correção.
A – Act (Ação)
Com base nas informações e aprendizados das fases anteriores, são definidas ações corretivas ou de melhoria. Se o objetivo não foi alcançado, a causa do problema deve ser identificada e resolvida.
Se os resultados foram positivos, o processo ou a solução implementada pode ser padronizada e estendida a outras áreas.
Portanto, pode-se dizer que existe uma relação direta entre Planejamento e Execução no ciclo PDCA. Pois, um bom planejamento facilita a execução das tarefas e permite prever possíveis problemas antes que aconteçam.
Da mesma forma, sem uma execução eficiente e assertiva de todo o planejamento elaborado, dificilmente serão alcançados os resultados esperados.
O que é o Ciclo PODC?
O ciclo PODC consiste em um modelo de gestão que descreve as funções básicas do processo administrativo. Dessa forma, o objetivo é aprimorar a eficiência e eficácia dos processos organizacionais.
- Planning (Planejamento);
- Organizing (Organização);
- Directing (Direção);
- Controlling (Controle).
Entenda como funciona cada uma das etapas dessa metodologia:
P – Planning (Planejamento)
Nesta etapa, as metas e objetivos são definidos, ou seja, o caminho mais adequado para alcançar os resultados desejados. Isso porque durante esta fase, os gestores analisam a situação atual da empresa.
O intuito é identificar oportunidades, ameaças, pontos fortes e fracos e, com base nessa análise, estabelecer planos de ação para o futuro.
O – Organizing (Organização)
Esta etapa busca organizar os recursos materiais, humanos, financeiros, dentre outros. Além disso, também cuida de organizar as atividades de forma a alcançar os objetivos estabelecidos atentando para:
- Definição da estrutura organizacional;
- Distribuição das responsabilidades;
- Estabelecimento das relações hierárquicas;
- Determinação dos canais de comunicação.
D – Directing (Direção)
Esta etapa envolve a ativação dos planos e a mobilização dos recursos organizados. Em outras palavras, é aqui que se executa o que foi planejado. Desse modo, a direção está voltada para a gestão de pessoas, motivação, liderança e comunicação.
Por isso, o líder tem um papel crucial, pois deve orientar sua equipe para garantir que todas as tarefas sejam executadas corretamente. Portanto, o objetivo é garantir que todos trabalhem de forma coordenada em direção aos objetivos estabelecidos.
C – Controlling (Controle)
Nesta etapa, a atenção está focada no monitoramento e avaliação. De fato, os gestores monitoram as atividades para verificar se estão sendo realizadas conforme planejado.
E, nesse sentido, para medir o desempenho atual precisam comparar com os planos estabelecidos e identificar desvios. Se acaso for necessário adotar medidas corretivas para garantir que os objetivos sejam atingidos.
Desse modo, o controle é uma etapa fundamental para assegurar que a organização está no caminho certo e para fazer ajustes quando necessário.
Relação entre Planejamento, Execução, PDCA e PODC
A dúvida sobre planejar ou executar deixa de existir quando se faz uma análise da relação entre o ciclo PDCA e o ciclo PODC. Isso porque existe uma relação intrínseca entre Planejamento e Execução nesses dois ciclos.
Veja a seguir uma explicação que mostra essa relação:
Planejamento (P de PDCA e Planning de PODC): Ambos os ciclos começam com a fase de planejamento. Sem dúvida, reforça a ideia de que antes de executar qualquer tarefa ou projeto, é essencial ter um plano claro e bem definido.
Execução (D de PDCA e Directing de PODC): Após o planejamento, vem a fase de execução. No PDCA, isso é representado pelo “Do”, e no PODC, pelo “Directing”. Por certo, destaca a importância de colocar o plano em ação.
Verificação e Controle (C de PDCA e Controlling de PODC): Após a execução, é crucial revisar e avaliar os resultados. Pois, ajuda a identificar áreas de melhoria e ajustar o plano conforme necessário.
Ação Corretiva (A de PDCA e Organizing de PODC): Com base na revisão e avaliação, são feitas ações corretivas para melhorar o processo. No PDCA, isso é representado pelo “Act”, e no PODC, o “Organizing”, em que os recursos são reorganizados com base nas lições aprendidas.
Dicas práticas para um bom planejamento e execução
Independente se você se considera majoritariamente um planejador ou executor, as dicas abaixo podem te ajudar a ser mais produtivo!
1 – Reserve tempo semanalmente e diariamente para planejar-se;
2 – Tenha foco em resultados e concentração ao executar;
3 – Evite ou elimine distrações que possam te roubar a atenção;
4 -Entre em ação agora! Não existe momento perfeito para se fazer o que precisa ser feito;
Como o coach empresarial pode te ajudar entre planejar ou executar?
O coaching empresarial tem sido um grande aliado na otimização de processos e estratégias dentro das empresas. A sua principal função é auxiliar os gestores a planejar ou executar as atividades com eficiência. Atua como um facilitador, ajudando líderes e equipes a identificar pontos de melhoria, definir metas e implementar estratégias eficazes.
As metodologias PDCA e PODC se alinham perfeitamente com essa abordagem, visto que o papel do coach empresarial relaciona-se com:
- Ajudar as empresas a equilibrarem planejamento e execução;
- Auxiliar os gestores na definição de objetivos claros e elaborar planos estratégicos eficientes;
- Apoiar a implementação de planos, garantindo que as equipes permaneçam focadas e alinhadas para o alcance dos objetivos;
- Auxiliar na revisão de resultados, oferecendo feedback construtivo e ajudando as equipes a identificarem as áreas de melhoria;
- Promover uma mentalidade de melhoria contínua, incentivando as equipes a aprenderem com seus erros e aprimorar os processos.
Conclusão
Certamente, os ciclos PDCA e PODC são vitais para resolver a dúvida entre planejar ou executar. Pois, fica claro que é necessário desenvolver um planejamento, de forma assertiva, para depois executar e monitorar.
Por isso, é interessante contar com o apoio do coaching empresarial, para assegurar a obtenção dos melhores resultados.
