Em um cenário empresarial onde recursos são frequentemente limitados e a concorrência é acirrada, a gestão do tempo é uma necessidade vital para o sucesso de pequenas e médias empresas.
Ainda mais para empresários que, muitas vezes, atuam em múltiplas frentes de seus negócios e enfrentam o desafio constante de equilibrar as demandas do trabalho com as necessidades pessoais.
Por isso, saber tomar decisões assertivas certamente será o diferencial entre um empresário de sucesso ou um escravo da sua própria empresa.
Nesse contexto, entender e aprimorar a gestão do tempo torna-se não apenas uma questão de eficiência, mas uma estratégia essencial para garantir a produtividade e o bem-estar do empresário.
Existem diversas abordagens para melhorar essa habilidade, e neste artigo, exploraremos várias delas e como a ajuda de um profissional – coach empresarial – fará toda a diferença.
Vamos conferir?
Consequências da má gestão do tempo.
Com certeza, a má gestão do tempo pode ter consequências significativas, especialmente para empreendedores de médias e pequenas empresas (PMEs).
Isso porque são empresas que, muitas vezes, operam com recursos limitados e, por isso, os empresários sofrem maior impacto negativo com o tempo escasso.
Dessa forma, a má gestão do tempo para empresários nas pequenas e médias empresas tem como principais consequências:
1.º – Tarefas importantes ficam negligenciadas ou são adiadas, levando a atrasos e a impossibilidade de atender às metas estabelecidas;
2.º – Gera acúmulo de tarefas e prazos apertados, causando estresse adicional ao gestor e toda a sua equipe;
3.º – Decisões apressadas e sem uma análise consistente, levando a escolhas empresariais inadequadas e pouco produtivas;
4.º – Foco da gestão em “apagar incêndios”, afetando a qualidade do trabalho, a satisfação do cliente e imagem da empresa no mercado;
5.º – Cargas de trabalho inconsistentes para os membros da equipe, causando desmotivação e eventualmente levando a uma maior rotatividade de pessoal;
6.º – Perda de oportunidades nos negócios porque o empreendedor está tão sobrecarregado com tarefas urgentes, que não consegue se concentrar no crescimento a longo prazo;
7.º – Longas horas de trabalho, o que pode afetar a vida pessoal do empresário, levando a problemas de saúde, tensões familiares e outros problemas pessoais;
8.º – Relutância do empresário em delegar atividades, pois pensa que não tem tempo para treinar alguém ou transmitir informações;
9.º – Altos custos financeiros em função de atrasos, retrabalho, perda de clientes e oportunidades perdidas de crescimento do negócio.
Portanto, fica claro que a gestão do tempo para empresários é um fator de sucesso para gestores, empreendedores ou empresários de pequenas e médias empresas.
Mas para isso será necessário adotar ferramentas que os façam reconhecer o tempo que estão perdendo e os ajudem a controlar o tempo gasto.
Nesse sentido, o coach empresarial oferece orientação aos empresários de pequenas e médias empresas sobre como melhorar a gestão do tempo.
Por exemplo, um coach pode ensinar técnicas para criar metas realistas e razões para alcançar esses resultados.
Além disso, eles podem ajudar os empresários a priorizar objetivos, selecionar as ações certas e melhorar sua produtividade. Também podem ajudar a definir métricas para avaliar o progresso, motivando os empresários a seguir em frente com os planos traçados.
Desafios Comuns na Gestão do Tempo.
Gestores e empresários de pequenas e médias empresas enfrentam certos obstáculos na gestão do tempo. Muitos desses desafios surgem da natureza inerente de dirigir uma empresa de menor porte, com recursos limitados e pressão para realizar diversas tarefas simultâneas.
Dentre os obstáculos mais comuns, temos:
1.º – Uso inadequado de tecnologia ou não ter acesso às ferramentas mais apropriadas para as tarefas a serem realizadas;
2.º – Dificuldade em delegar tarefas, por acharem que apenas eles são capazes de executar corretamente, o que é contraproducente e leva a uma sobrecarga de trabalho;
3.º – Interrupções constantes ao trabalho, seja por meio de chamadas, e-mails, reuniões inesperadas ou problemas urgentes, levando a maior tempo para realizar uma tarefa;
4.º – Querer que tudo esteja perfeito pode levar a um excesso de atenção em detalhes menores, gastando tempo desproporcional em tarefas que não geram valor significativo;
5.º – Falta de um planejamento diário, semanal ou mensal bem estruturado leva a perda de foco entre as demandas e prioridades do dia a dia;
6.º – Dificuldade em estabelecer prioridades em virtude do acúmulo de tarefas, impedindo de focar nas atividades que oferecem o maior retorno;
7.º – Compromissos de tempo conflitantes ao tentar equilibrar as expectativas dos clientes, fornecedores, da própria equipe da empresa e da vida pessoal;
8.º – Adiar tarefas importantes, seja por medo, incerteza ou simples hesitação, é um grande obstáculo para a eficiência no trabalho e gestão do tempo;
9.º – Um esforço para gerenciar tudo, leva os empresários a se verem longas horas trabalhando, o que diminui a sua eficiência devido ao cansaço;
10.º – Falta de habilidades para o gerenciamento eficiente das tarefas a serem realizadas, tendo em vista a falta de organização e foco no trabalho;
Portanto, superar esses obstáculos requer uma combinação de autoconsciência, treinamento, ferramentas adequadas e, às vezes, a vontade de buscar ajuda externa ou consultoria para melhorar a eficiência.
Técnicas de Gestão do Tempo.
A gestão do tempo para empresários oferece diversas técnicas e ferramentas eficientes para otimizar o gerenciamento do tempo. Isso porque são instrumentos que permitem aumentar a produtividade, reduzir o estresse e alcançar metas empresariais.
Desse modo, algumas das principais técnicas de gestão do tempo que ajudam nesse processo, além de serem técnicas mais populares e eficazes, são:
1- Técnica Pomodoro: consiste em trabalhar intensamente por 25 minutos (um “pomodoro”) e fazer uma pausa de 5 minutos. Após quatro “pomodoros”, faz-se uma pausa mais longa.
2- Matriz de Eisenhower (Urgente/Importante): baseia-se na distinção entre tarefas urgentes e importantes. As tarefas são categorizadas em quatro quadrantes:
- Importante e urgente;
- Importante, mas não urgente;
- Não importante, mas urgente;
- Nem importante, nem urgente.
Método GTD (Getting Things Done): envolve colocar todas as tarefas em um sistema confiável e, em seguida, organizá-las de acordo com sua importância e urgência.
Regra dos Dois Minutos: é uma técnica derivada do GTD, que afirma que se uma tarefa leva menos de dois minutos para ser concluída, faça-a imediatamente.
Técnica da Lista ABC: as tarefas são categorizadas com base em sua importância, sendo que a categoria A inclui tarefas de alta prioridade, a B é de média prioridade e a C de baixa.
Bloqueio de Tempo: reserve blocos específicos de tempo em sua agenda para tarefas específicas ou tipos de trabalho, o que reduz as interrupções e melhora o foco.
Método de Lotes: similar ao bloqueio de tempo, envolve agrupar tarefas similares e fazê-las em um único período, reduzindo a troca constante entre tarefas diferentes.
Método da Rã: se você “engolir uma rã” (a tarefa mais desagradável ou desafiadora) logo pela manhã, o restante do dia parecerá mais fácil em comparação ao início.
Regra 80/20 ou Princípio de Pareto: a ideia é que 80% dos resultados vêm de 20% dos esforços. Concentre-se nas tarefas que proporcionam os maiores retornos.
Limitação de Multitarefas: focar em uma tarefa de cada vez é muitas vezes mais eficaz do que tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo.
Análise de Time Audit: monitore e analise como você gasta seu tempo durante a semana. Isso ajuda a identificar onde você está perdendo tempo ou onde pode ser mais eficiente.
Estabelecimento de Metas SMART: As metas devem ser Específicas, Mensuráveis, Atingíveis, Relevantes e Temporizadas (SMART, na sigla em inglês).
Mindfulness: técnica para desenvolver a atenção plena. Uma das principais habilidades desenvolvidas através dessa prática é a atenção. Quando aplicamos a prática de mindfulness ao contexto empresarial, temos melhorias significativas em nossa produtividade. A mente humana se distrai facilmente. Seja por notificações de smartphones, pensamentos aleatórios ou interrupções externas, há muitos fatores que podem desviar nossa atenção. A prática de mindfulness nos ajuda a reconhecer essas distrações e retomamos o foco e a concentração ao que é essencial.
Método Saturno: possui elementos das outras técnicas integradas em uma metodologia fácil de entender, simples de aplicar, e com altíssimos resultados quando colocadas em ação. Ela consiste em desenvolver um programa de coaching de negócios para obter a máxima eficácia empresarial, reduzir custos, aumentar a lucratividade e alcançar novos mercados. Além disso, desenvolver a equipe com foco nos objetivos organizacionais.
Portanto, escolher a técnica certa de gestão do tempo depende muito das necessidades empresariais e da natureza do trabalho.
Pode ser útil experimentar várias técnicas para descobrir qual funciona melhor e, em muitos casos, uma combinação delas é mais eficaz.
O Papel de um Coach na gestão do tempo para empreendedores.
O coach tem um papel essencial para apoiar a implementação de técnicas de gestão do tempo para empresários e empreendedores. Isso porque ele oferece suporte para identificar formas de maximizar o uso do tempo, tornando a gestão das tarefas mais eficaz.
Outro ponto importante é que o coach vai ajudar a estabelecer metas e rotinas para que eles possam crescer e prosperar a longo prazo. Além disso, vai ajudar o empresário a desenvolver uma mentalidade de alta performance e assertividade.
Isso se dá por meio de exercícios práticos, planejamento estratégico e implementação de estratégias de gestão do tempo.
Desse modo, os profissionais da área de coaching ajudam os empresários a obter resultados melhores com menos desgaste.
Quer saber mais como o coach empresarial torna os empreendedores capazes de gerar resultados sólidos com menos recursos e maximizar a produtividade?
Entre em contato conosco e descubra como ser um empresário que planeja melhor seus recursos, assim como otimiza o tempo para alcançar novos patamares da sua gestão empresarial.
Conheça nosso exclusivo Método Saturno que consiste em desenvolver um programa de coaching de negócios para obter a máxima eficácia empresarial, reduzir custos, aumentar a lucratividade e alcançar novos mercados.
Além disso, você pode desenvolver sua equipe para ter foco nos objetivos organizacionais e melhorar os resultados por meio da máxima performance.
Conclusão
A gestão do tempo é um recurso necessário para diversos empreendedores, empresários e gestores de pequenas e médias empresas (PMEs).
Mas, para isso, é importante desenvolver práticas que os permitam a priorizar tarefas, reduzir o estresse, maximizar as horas de trabalho e obter melhores resultados.
Uma das formas de conseguir isso é com o método Saturno de Produtividade e Gestão do Tempo. Com esse método, os empresários conseguem adquirir habilidades essenciais para a gestão.
Se você é empresário de uma pequena ou média empresa e está à procura de técnicas para melhor gestão do tempo, entre em contato conosco e saiba mais sobre como podemos te ajudar a melhorar sua produtividade!
