Tarefas atrasadas, excesso de atividades no dia, não saber o que fazer quando chega ao trabalho, não encontrar o relatório na hora da reunião. Eu poderia citar várias situações que te fazem ter a sensação de que seu trabalho não rende. No entanto, prefiro te ajudar a resolver isso e apresentar as melhores ferramentas de produtividade para gestão do tempo e organizar tarefas.
Para muitos profissionais e gestores as demandas no trabalho parecem nunca acabar. Logo, é essencial ter métodos e ferramentas que auxiliem a manter o foco e a eficiência.
Não se trata de trabalhar mais, mas de trabalhar de forma inteligente.
Como digo aos meus coachees, “Com as ferramentas certas, você pode transformar seu dia a dia, tornando-o mais produtivo e menos estressante”.
Imagine a sensação de finalizar seu expediente com a certeza de que foi produtivo, sem deixar tarefas pendentes ou sentir que algo ficou para trás?
Por isso, resolvi escrever este artigo e apresentar soluções que farão a diferença em seu dia a dia profissional. E acredite, com as estratégias certas, você pode alcançar níveis de produtividade que talvez nunca tenha imaginado serem possíveis.
Então, vamos direto ao assunto e ver as melhores ferramentas de produtividade que selecionei. Vamos começar?
Existem diversas abordagens para melhorar essa habilidade, e neste artigo, exploraremos várias delas e como a ajuda de um profissional – coach empresarial – fará toda a diferença.
Vamos conferir?
Conheça ferramentas simples e eficazes e entenda como organizar suas tarefas no dia a dia.
Ferramentas para organizar tarefas
Ferramentas para organizar tarefas podem potencializar muito sua gestão de tempo, mas antes de iniciar a falar das ferramentas, uma observação!
Mais importante que a ferramenta, é a competência ou o princípio. Com isso, quero dizer que não adianta a ferramenta mais rebuscada se o fundamento não está bem construído, fundamentos como o que falamos nos tópicos anteriores.
Um exemplo disso é o seguinte:
Uma pessoa chegaria mais rápido, de uma cidade a outra, em uma Ferrari ou um fusca?
Com certeza, com a Ferrari é a melhor ferramenta, mais moderna e mais veloz, ninguém pode questionar isso.
Mas a grande pergunta, no entanto, é a seguinte:
Será que a pessoa sabe dirigir?
Perceba que se ela não souber conduzir a ferramenta, tanto faz uma, outra ou nenhuma!
Nesse sentido, separei alguns artigos que podem te dar uma visão adicional sobre as temáticas de gestão do tempo e produtividade.
- Aumente sua produtividade em 50%. Metas e objetivos.
- Como eliminar a procrastinação?
- Hábito #1 para ser mais produtivo no dia a dia
Com certeza, vão te ajudar a ter mais assertividade ao utilizar as ferramentas de produtividade que irei citar!
17 Ferramentas de produtividade
Agora sim, partindo do princípio de que você já entendeu alguns dos fundamentos da produtividade e organização de tarefas, segue algumas das ferramentas mais simples de usar e de grande efeito!
1. Trello
O Trello é uma das ferramentas de produtividade mais populares dentre as disponíveis. De uma maneira bastante versátil, permite que você distribua tarefas em quadros e listas, atribua prazos e compartilhe projetos com os colegas de equipe.
A interface é bastante amigável e se torna uma escolha certa para quem deseja manter o controle de suas tarefas, seja de projetos individuais ou coletivos.
2. Google Calendar
Ferramentas de Produtividade – Google Agenda
O Google Calendar é um calendário bastante eficaz e popular. Permite que você agende compromissos e defina lembretes. Ainda, pode ser facilmente integrados com outras ferramentas do Google, como o Gmail.
Com recursos de compartilhamento, é uma excelente ferramenta de produtividade gratuita para manter você e sua equipe organizados e atualizados com relação a eventos e prazos.
3- Todoist
O Todoist é uma lista de tarefas que ajuda você a fazer a gestão de tarefas e atividades diárias de maneira bastante eficiente.
Com ele, é possível definir prioridades, prazos e categorias para suas tarefas. Com isso, você garante nunca perder um compromisso importante.
É uma excelente ferramenta para manter o foco e a produtividade.
4 – Notion
Notion é uma ferramenta de produtividade “all in one”. Combina anotações, gerenciamento de tarefas e banco de dados.
Dada a sua flexibilização e possibilidade de ser personalizada, é uma excelente ferramenta para criar projetos em equipe, planejar eventos e compartilhar documentos.
Ainda, pode ser adaptada para diversos tipos de projetos e tarefas, tornando-se um centro organização que pode ser utilizada para vários processos em uma empresa.
5 – Microsoft To Do
O Microsoft To Do é uma lista de tarefas que pode ser facilmente integrada com as demais ferramentas da Microsoft, como o Outlook.
Oferece uma maneira simples e eficaz de organizar suas tarefas e compromissos.
Ainda, é facilmente sincronizada com seu calendário e e-mails, facilitando o acompanhamento e a gestão do tempo e das tarefas.
6 – Evernote
O Evernote é uma ferramenta de anotações bastante versátil, que permite capturar ideias, criar listas de tarefas, gerenciar tempo e armazenar informações importantes.
Possui recursos de pesquisa avançada e organização de notas. O Evernote é uma ferramenta indispensável para quem deseja manter suas informações acessíveis e organizadas.
7 – Asana
O Asana é uma poderosa ferramenta de gestão de tarefas. De maneira fácil, é possível criar novos projetos, definir prazos e compartilhar informações com a equipe.
Oferece recursos avançados de acompanhamento de projetos, que incluem a possibilidade de criar subtarefas e visualizar o progresso de cada membro e a produtividade da equipe.
8 – Microsoft Teams
O Microsoft Teams é uma plataforma de comunicação e colaboração que permite a realização de chats, reuniões e chamadas. Conta, ainda, com um sistema de integração com outras ferramentas da Microsoft, como o Office 365 e o Outlook.
É uma solução completa para equipes que desejam se comunicar de maneira eficaz e colaborar uns com os outros, especialmente para quem trabalha de forma remota.
9 – ClickUp
O ClickUp é uma ferramenta de gerenciamento de projetos e tarefas bastante personalizável. Oferece recursos como lista de verificação, metas, tarefas, além de interagir com outros aplicativos.
Por ser bastante versátil, é altamente adaptável às necessidades de diferentes equipes e de fluxos de trabalho.
10 – Planner (Microsoft Planner)
O Microsoft Planner é utilizado para o planejamento visual e permite criar quadros para organizar diferentes projetos, definir prazos e atribuir responsabilidades.
É uma opção simples e eficaz para equipes que pretendem manter o controle de suas atividades, bem como colaborar uns com os outros de maneira eficiente.
11 – Google Workspace
Google Workspace é um conjunto de ferramentas de produtividade. Inclui vários aplicativos, como o Gmail, Drive, Docs, Sheets, Meet, dentre outros.
É uma solução completa para empresas que desejam comunicação eficaz e colaboração em tempo real.
12 – Monday
Monday é uma plataforma operacional de gerenciamento de tarefas, projetos, fluxos de trabalho e outras ferramentas, tudo em um só lugar.
Oferece recursos de personalização e automação para otimizar a gestão de projetos e tarefas. Por isso, é bastante popular entre equipes.
13 – Wrike
O Wrikke é uma ferramenta de gerenciamento de projetos online que oferece visualizações de tarefas em lista, quadro, tabela e gráfico de Gantt.
É ideal para equipes que desejam planejar e executar projetos de maneira eficiente, com recursos avançados de colaboração e rastreamento do progresso.
14 – Basecamp
Basecamp é uma ferramenta de gerenciamento de projetos e comunicação que combina discussões, tarefas, documentários e calendário em um só lugar.
É uma escolha bastante popular entre as equipes que buscam centralizar todas as informações em um ambiente simples e intuitivo.
15 – Jira (por Atlassian)
Amplamente utilizado por equipes de desenvolvimento de software, a plataforma oferece rastreamento de bugs, histórico de usuários e tarefas, tudo em um ambiente ágil.
Jira é uma ferramenta essencial para equipes que trabalham em projetos de desenvolvimento de software e desejam manter o controle sobre o progresso e os problemas.
16 – Zoom
Embora seja mais conhecido como plataforma de videoconferência, o Zoom também oferece recursos para agendamento, organização e realização de reuniões.
Isso acaba tornando a ferramenta essencial para colaboração remota, especialmente em ambientes de trabalho em equipe.
17 – Miro
O Miro é uma plataforma de quadro branco que permite a colaboração em tempo real. É ideal para atividades como brainstorming, planejamento e análise. Dessa forma, permite que equipes trabalhem juntas de forma eficaz, mesmo quando não estão no mesmo ambiente.
A Simplicidade do Papel e Caneta: Por Que Ainda é Uma Opção Poderosa?
Apesar do avanço das ferramentas digitais, a boa e velha dupla papel e caneta ainda tem um lugar importante na gestão de tarefas.
A simplicidade e a falta de distrações podem ser uma opção poderosa, especialmente para pessoas que preferem métodos mais tradicionais de anotações e listas de tarefas.
Por isso que, nos dias de hoje, ainda vemos ferramentas analógicas como agenda, planner, bullet journal e outras sendo bastante vendidas e difundidas.
Tenho um cliente de coaching de negócios, que ao trabalharmos produtividade, ele percebeu que a ferramenta que mais se encaixava para sua realidade de gestão de tarefas era um pedaço de papel.
A parte hilária, é que ele colocava esse pedaço de papel na carteira de cigarros, então ele nunca esquecia de sua lista de atividades!
A Importância da Produtividade e Gestão do Tempo nas Organizações.
A falta de organização pode afetar negativamente tanto a produtividade quanto os resultados de qualquer empresa.
Uma gestão de tempo eficaz pode fazer uma grande diferença, tanto para indivíduos quanto para equipes.
Por essa razão, a escolha da ferramenta que mais se adequa às suas necessidades e de sua equipe é essencial. Ainda, muitas vezes é necessário contar com a ajuda de um profissional para ajudar na gestão do tempo e otimizar os processos dentro das organizações.
O Papel de um Coach na gestão do tempo de profissionais, gestores e executivos.
O coach tem um papel essencial para apoiar a implementação de técnicas de gestão do tempo de profissionais, gestores e executivos. Isso porque ele oferece suporte para identificar formas de maximizar o uso do tempo, tornando a gestão das tarefas mais eficaz.
Outro ponto importante é que o coach vai ajudar a estabelecer metas e desenvolver uma mentalidade de alta performance e assertividade.
Isso se dá por meio de exercícios práticos, planejamento estratégico e implementação de estratégias de gestão do tempo.
Quer saber mais como o coach profissional consegue gerar resultados sólidos com menos recursos e maximizar a produtividade?
Entre em contato conosco e descubra como planejar melhor seus recursos, assim como otimizar sair dessa rotina louca de tarefas atrasadas, excesso de atividades no dia e não saber o que fazer quando chega ao trabalho .
Além disso, você pode desenvolver sua equipe para ter foco nos objetivos organizacionais e melhorar os resultados por meio da máxima performance.
Se você é empresário de uma pequena ou média empresa e está à procura de técnicas para melhor gestão do tempo, entre em contato conosco e saiba mais sobre como podemos te ajudar a melhorar sua produtividade!
Conclusão
Existem várias ferramentas de gestão de tempo e de tarefas no mercado, qual é a melhor?
A resposta é simples: A que se encaixa com sua rotina e seu estilo pessoal.
Particularmente, uso três ferramentas de produtividade mencionadas, mas a minha principal, é um bom diário de atividades, o bom papel e caneta!
Independente, te encorajo então a buscar a ferramenta que mais se encaixe em sua realidade e preferências pessoais.
Ao organizar suas atividades, você poderá melhorar drasticamente sua produtividade, e com isso, muito mais resultados profissionais e tempo para si, portanto, mãos à obra!
Saiba mais os benefícios do coaching em nosso artigo especial O que é Coaching? Quais os tipos? e veja como ele pode ser uma ferramenta poderosa para organizar seu tempo.
Gostou? Curta e compartilhe o post!
