A Matriz de Eisenhower é cada vez mais usada no mundo inteiro como uma ferramenta para gerenciar o uso do tempo de forma eficiente. Certamente, para quem busca obter maior produtividade, o segredo está em aprender como priorizar e organizar as tarefas.
Tanto as atividades pessoais quanto profissionais podem ser classificadas a partir dos quatro quadrantes da matriz. Pois, oferece uma metodologia simples para categorizar tarefas com base em sua urgência e importância.
Este artigo irá explorar a relevância dessa matriz na gestão do tempo e como seu uso pode aumentar em muito a sua produtividade. Além disso, mostra com clareza como melhorar o foco e o propósito em atividades do dia a dia.
Bora conferir?
1. O que é a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower, ou Matriz Urgente-Importante, é uma ferramenta muito utilizada para a gestão do tempo. De fato, ajuda as pessoas a priorizarem as tarefas com base em sua urgência e importância.
Esta matriz foi desenvolvida a partir da ideia de Dwight D. Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos, que afirmou: “O que é importante raramente é urgente, e o que é urgente raramente é importante.“
Depois, Stephen Covey, autor do livro Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes, usou as ideias de Eisenhower para desenvolver a ferramenta de gestão de tarefas tão conhecida atualmente.
2. Matriz de Eisenhower para que serve?
A Matriz de Eisenhower serve como uma ferramenta de gestão do tempo e priorização de tarefas. Por isso, tem como principal propósito ajudar indivíduos e empresas a determinar a urgência e a importância das tarefas.
Com isso, é mais fácil concentrar os esforços nas atividades que trazem o maior valor. Além disso, ajuda a melhorar a produtividade e alcançar objetivos de maneira mais eficaz e eficiente.
De uma forma mais detalhada, a matriz tem os seguintes propósitos, que também se tornam benefícios para quem a utiliza:
Identificar Prioridades: ao categorizar tarefas com base em sua urgência e importância, é possível identificar o que precisa ser tratado imediatamente (Quadrante 1) e o que pode ser planejado para mais tarde (Quadrante 2).
Promover Proatividade: a matriz destaca a importância do Quadrante 2, que contém tarefas que são importantes, mas não urgentes. Por isso, ao investir tempo nestas atividades proativas, é possível prevenir muitas crises e urgências futuras.
Reduzir Desperdícios: a matriz ajuda a identificar tarefas que não acrescentam valor significativo ao seu dia ou as suas metas e objetivos (Quadrantes 3 e 4). Assim, ao identificar estas atividades, fica fácil minimizá-las ou eliminá-las, liberando tempo para tarefas mais valiosas.
Melhorar a Tomada de Decisão: quando confrontado com uma lista abrangente de tarefas, pode ser difícil determinar por onde começar. Desse modo, a matriz fornece um quadro claro para a tomada de decisão, ajudando a decidir quais tarefas abordar em primeiro lugar.
Equilíbrio entre Vida Pessoal e Profissional: ao utilizar a matriz em todos os aspectos da vida, não apenas no trabalho, é possível alcançar um melhor equilíbrio entre suas responsabilidades profissionais e pessoais. Quem já não se sentiu preso em suas atividades profissionais ou escravo do próprio negócio?
2.1. Qual é a principal vantagem de usar a Matriz de Eisenhower para gerenciar tarefas?
Com toda a certeza, a principal vantagem de usar a Matriz de Eisenhower consiste em fazer o indivíduo ter alta performance na vida e nos negócios. Pois, ao focar nas tarefas certas e reduzir ou eliminar distrações, é possível melhorar sua eficiência e a eficácia na realização das suas atividades.
Portanto, contribui para você ser mais produtivo no dia a dia, além de melhor utilização do tempo e simplificar a rotina de trabalho.
2.2. Como distinguir entre tarefas urgentes e tarefas importantes?
Saiba que esse é um dos pontos essenciais para utilizar a Matriz de Eisenhower com sucesso. Uma vez que urgência e importância podem parecer termos equivalentes, mas com significados distintos nesta matriz.
Por isso, compreender essa diferença é fundamental para discernir quais atividades necessitam de sua ação direta. Bem como saber quais você pode delegar de maneira eficaz a outros membros da equipe.
Assim, as tarefas urgentes são aquelas que clamam por sua intervenção imediata. De fato, são situações que exigem uma ação rápida, tendo consequências claras se não for abordada no tempo determinado.
Alguns exemplos de tarefas urgentes são os seguintes:
- Finalizar um projeto sob um prazo apertado;
- Atender a uma solicitação urgente de um cliente;
- Reparar um encanamento rompido em sua residência.
Agora, as tarefas importantes podem não pedir ação imediata, mas são essenciais para o alcance de objetivos de longo prazo. Embora não tenham a característica de urgência, isso não as torna menos relevantes.
Isso porque demandam um planejamento atencioso para serem executadas de forma eficaz. Em seguida, veja alguns exemplos de tarefas importantes:
- Planejar um projeto de longo prazo;
- Manter contatos profissionais visando criar uma rede de clientes;
- Realizar tarefas rotineiras e fazer projetos de manutenção.
Desse modo, ao dominar a arte de distinguir entre o que é urgente e o que é importante, você consegue usar os quadrantes da Matriz de Eisenhower.
3. Quais são os quatro quadrantes da matriz de gestão do tempo Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower é dividida em quatro quadrantes, que ajudam a categorizar tarefas conforme as seguintes classificações. Veja a imagem:
Quadrante 1: fazer
Este quadrante é reservado para tarefas que são simultaneamente urgentes e importantes. Ou seja, deve atender duas condições, que são:
- Precisa ser realizada imediatamente;
- Tem impacto direto nos seus objetivos a longo prazo.
Desse modo, as tarefas que se encaixam neste quadrante são facilmente identificáveis, pois são as que mais causam estresse e ansiedade.
Quadrante 2: agendar
Neste quadrante, devem ser colocadas as atividades que são importantes, porém não exigem ação imediata, ou seja, não são urgentes. Apesar de impactarem os seus objetivos de longo prazo, podem ser agendadas para serem realizadas em um momento oportuno.
Assim, é necessário priorizar essas atividades após a realização daquelas que compõem o Quadrante 1. Dessa forma, uma boa maneira de otimizar a execução é trabalhando com a regra 80/20 (Princípio de Pareto) e a técnica Pomodoro.
Quadrante 3: delegar
Já neste quadrante, devem ser alocadas as tarefas que demandam ação rápida, mas que não estão diretamente alinhadas aos seus objetivos principais.
Isso porque essas tarefas podem não se alinhar ao seu conjunto específico de habilidades ou prioridades. Inclusive, é até interessante considerar a possibilidade de passá-las para outros membros da equipe.
Assim, delegar não só alivia sua carga de trabalho, mas também empodera sua equipe, proporcionando oportunidades de crescimento.
Quadrante 4: excluir
Neste quadrante, devem ser listadas as tarefas que não apresentam urgência e nem relevância. Ou seja, após categorizar as tarefas nos três quadrantes anteriores, estas são as que ficaram sem alocação.
No entanto, é preciso salientar que essas tarefas, mais do que qualquer coisa, atuam como ruído. Isto é, são capazes de desviar sua atenção das reais prioridades, sendo recomendado descartá-las.
4. Como fazer uma Matriz de Eisenhower?
Uma dúvida muito comum quando alguém tem a intenção de montar uma Matriz de Eisenhower consiste em como alocar as tarefas em cada um dos quadrantes da matriz.
Por isso, para facilitar esse processo, veja os passos apresentados a seguir de como fazer essa matriz, desde o começo.
1. Utilize cores para categorizar as tarefas
A categorização de tarefas por meio de cores facilita a identificação das atividades que são prioritárias. Além disso, é prático fazer essa classificação usando uma ferramenta de lista de pendências.
Nessa ferramenta, comece definindo quatro cores conforme os níveis de prioridade, que pode ser a seguinte:
- Verde = prioridade máxima;
- Amarelo = prioridade secundária;
- Azul = prioridade terciária;
- Vermelho = não é uma prioridade.
Após categorizar as atividades, as cores servirão como guias na Matriz de Eisenhower, da seguinte forma:
- Tarefas em verde correspondem ao quadrante 1, “executar”;
- Tarefas em amarelo se enquadram no quadrante 2, “planejar”;
- Tarefas em azul representam no quadrante 3, “delegar”;
- Tarefas em vermelho entram no quadrante 4, “descartar”.
2. Mantenha até dez tarefas por grupo
Mesmo que tenha uma lista de pendências muito extensa, é importante restringir a quantidade de tarefas por quadrante. Pois, evita que a sua Matriz de Eisenhower fique confusa e não atenda ao seu objetivo.
Saiba que é possível ter diversas matrizes para priorizar e organizar as suas atividades. Mas, é essencial concentrar a sua atenção nos itens de atuação, com ajuda da ferramenta dos itens atuáveis.
Desse modo, consegue manter o foco nas tarefas mais imediatas e essenciais, agilizando o processo de definição de prioridades.
3. Crie listas separadas de pendências pessoais e profissionais
Saiba que existe uma estratégia muito simples para otimizar o número de itens na sua Matriz de Eisenhower. Assim, basta elaborar matrizes distintas para pendências pessoais e profissionais.
Isso é importante porque o trabalho e responsabilidades pessoais operam com tempos, recursos e abordagens diferentes. Por isso, é provável que demandem raciocínios distintos.
Para administrar com eficiência seus propósitos pessoais e metas de trabalho, adote a ferramenta de metas profissionais, que é de grande ajuda para essa separação.
4. Elimine e depois priorize
Primeiramente, descarte as tarefas que não são essenciais para definir prioridades de forma eficiente. Pois, utilizando este método, você foca no quarto quadrante antes de se dedicar aos primeiros três.
Ao revisar sua lista de pendências, avalie os itens que não são realmente necessários. De fato, em torno de 60% do nosso tempo no trabalho é gasto para organizá-lo, como atualizar status ou acompanhar informações.
Se conseguir se desfazer dessas tarefas, faça isso. Isso não só agilizará a definição de prioridades, mas também permitirá uma nova revisão para possíveis descartes no final.
4.1. Matriz de Eisenhower exemplo
Para facilitar a compreensão de como montar uma Matriz de Eisenhower, com tarefas listadas em cada quadrante, veja o seguinte exemplo:
| Urgente | Não Urgente | |
| Impor-
tante |
Fazer
|
Agendar
|
| Não Impor-
tante |
Delegar
|
Excluir
|
Agora, comece a montar a sua matriz listando as suas tarefas, conforme os quatro quadrantes.
5. Dicas para organizar tarefas.
Para ajudar a ter sucesso ao adotar a Matriz de Eisenhower, é interessante adotar algumas das dicas apresentadas a seguir:
- Evite a armadilha de achar que tudo é urgente, pense nas consequências de não realizar a tarefa naquele momento;
- Ao delegar uma tarefa é preciso considerar quem é a pessoa mais adequada para realizá–la, garantindo o sucesso da sua realização;
- As prioridades podem mudar com o tempo e por isso, a Matriz de Eisenhower deve ser revisada regularmente;
- Ao usar uma ferramenta digital ou mesmo um quadro físico, aplique cores ou etiquetas diferentes em cada quadrante.
Ao seguir essas dicas, certamente você estará mais próximo de ser produtivo, seja no ambiente profissional ou em sua vida pessoal.
Mas, se mesmo utilizando ferramentas para gerir melhor seu tempo, você encontra dificuldades para ter foco e atingir seus resultados, a solução pode estar em contratar um Coach Profissional.
Ele será capaz de aplicar técnicas para melhorar o desempenho no ambiente de trabalho, te ajudar a desenvolver habilidades para ter melhor gerenciamento de tempo e produtividade e, ainda, conseguir equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.
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6. Conclusão
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta essencial para a gestão do tempo, de forma eficiente e eficaz. Isso porque ajuda a separar o que é urgente e o que é importante de uma forma assertiva.
De fato, esta matriz fornece uma estrutura clara para priorizar tarefas, permitindo uma abordagem mais focada e produtiva. Uma vez que ao categorizar tarefas conseguimos otimizar o uso do tempo.
Mas, não apenas isso, também mantemos o alinhamento com nossos objetivos de longo prazo. Assim, a prática regular de avaliar e organizar tarefas leva a uma redução do estresse e desgaste emocional no trabalho,
Sem dúvida, obtemos um maior equilíbrio entre vida pessoal e profissional e, acima de tudo, uma sensação ampliada de realização e propósito.
