Você tem a sensação de que as horas do dia simplesmente evaporam? Saiba que nos últimos anos, principalmente com a possibilidade do trabalho em home office, nunca foi tão alta a necessidade de saber como organizar tarefas.
Reuniões, mensagens de whatsApp, gerenciamento de equipes e tarefas do dia a dia, nos consomem de tal forma que terminamos o dia esgotados. Fora o fato de que o acúmulo de demandas nos fazem começar o dia seguinte com mais carga de trabalho do que horas disponíveis.
Parece quase impossível encontrar tempo para si mesmo, para a família ou para simplesmente trabalhar sem correria.
Neste artigo, abordaremos estratégias específicas para empresários, gestores e profissionais de todas as áreas, sobre como priorizar tarefas, distinguir entre urgente e importante, formar equipes produtivas e evitar a armadilha da centralização.
Vamos mergulhar em técnicas comprovadas que não só aumentarão sua produtividade, mas também melhorarão seu bem-estar e equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.
Importância da priorização de tarefas para ser mais produtivo.
No dinâmico mundo corporativo e empresarial de hoje, a habilidade de priorizar atividades é crucial para o sucesso profissional. Entre reuniões, relatórios e resolução de problemas, o tempo é um recurso valioso.
Portanto, a capacidade de discernir o que é mais importante e de alinhar suas ações a essas prioridades é um diferencial para qualquer gestor.
Saber gerir o tempo e organizar tarefas traz uma série de vantagens como:
- Aumento da eficiência: ao focar nas tarefas mais importantes, você utiliza seu tempo e recursos de forma mais eficiente;
- Melhor tomada de decisão: a clareza nas prioridades ajuda na tomada de decisões, evitando distrações desnecessárias;
- Redução do estresse: evitar a sobrecarga de tarefas contribui para um ambiente de trabalho menos estressante;
- Maior produtividade: concentrar-se no que deve ser feito resulta no aumento da produtividade e em realizações mais significativas;
- Crescimento sustentável: ao direcionar esforços para as atividades chave, você promove o crescimento sustentável da sua carreira ou da sua empresa.
Gestão do tempo: o segredo para organizar tarefas.
Entender a gestão do tempo é essencial para organizar tarefas da forma devida. Conceitualmente, existem dois tipos de tempo que desempenham papéis distintos na vida profissional:
- Tempo oportuno: este é o momento certo para agir. Ele se baseia na oportunidade e na relevância de uma ação em relação aos objetivos definidos. Identificar o tempo oportuno significa reconhecer quando uma tarefa se torna prioritária;
- Tempo cronológico: este é o tempo que todos nós conhecemos, marcado pelo relógio. É linear e constante, composto por horas, minutos e segundos. É o mesmo para todos, independentemente do que estamos fazendo.
Quando compreendemos a dinâmica desses dois tipos de tempo e aprendemos a alinhá-los, podemos aumentar a produtividade. Ao reconhecer o momento certo para realizar tarefas (tempo oportuno) e administrar nosso tempo linear, somos capazes de focar em atividades cruciais e evitar desperdícios.
Método ABC para organizar tarefas
O Método ABC é uma técnica de gestão do tempo que ajuda organizar tarefas e priorizar suas atividades com base na importância e urgência.
Este método é uma excelente ferramenta de produtividade, pois seu objetivo é garantir que as tarefas mais críticas sejam realizadas primeiro, enquanto as menos importantes são programadas ou até mesmo delegadas.
Ao usar o Método ABC, comece listando todas as suas tarefas. Em seguida, classifique cada tarefa como A, B ou C com base em sua importância e urgência. Depois de classificar suas tarefas, concentre-se em concluir as tarefas “A” primeiro, seguidas pelas tarefas “B” e, finalmente, pelas tarefas “C”.
Veja como usar este método para organizar tarefas.
- Avalie suas atividades atuais: Liste todas as tarefas que você executa costumeiramente ao longo da semana, tente ser o mais crítico e imparcial possível.
- Pense em seu principal objetivo: Identifique quais as ações chave para realizá-lo, faça uma lista de tarefas realmente importantes relacionadas a ele.
- Priorize: Categorize todas as atividades descritas acima, uma sugestão é usar a seguinte classificação:
A – Alta prioridade e Urgência, realize-as de imediato.
Estão diretamente ligadas ao seu objetivo principal ou relacionadas a uma área importante de seu trabalho atual e são URGENTES.
B – Alta Prioridade e Baixa Urgência, planeje a execução.
Lembre-se, quanto mais atividades importantes você fizer, mais resultados você terá, e quanto mais urgência na execução, mais stress e ansiedade.
C – Baixa prioridade, delegue ou elimine.
Quanto mais atividades da categoria A em seu dia, melhor sua produtividade, e naturalmente, seus resultados!
Matriz de produtividade (ou matriz de Eisenhower).
A matriz de produtividade, também conhecida como matriz de Eisenhower, é uma ferramenta de gerenciamento de tempo e tarefas que ajuda os gestores a priorizar atividades.
Nessa matriz, as tarefas são divididas em quatro classificações principais:
- Importante e urgente: tarefas nessa categoria requerem ação imediata. São questões críticas e urgentes que precisam ser tratadas sem demora;
- Importante, mas não urgente: essas tarefas são cruciais para alcançar metas de longo prazo, mas não têm pressa imediata. Devem ser planejadas e programadas para evitar tornarem-se urgentes mais tarde;
- Não importante, mas urgente: tarefas que podem parecer urgentes, mas não contribuem significativamente para os objetivos principais. Essas atividades devem ser delegadas a outros membros da equipe;
- Nem importante nem urgente: são tarefas de baixa prioridade que devem ser eliminadas da lista de tarefas. Gastar tempo com atividades dessa categoria pode ser contraproducente.
Ao aplicar a matriz de Eisenhower, você pode tomar decisões sobre como alocar seu tempo e recursos, concentrando-se nas tarefas que realmente importam.
Como organizar tarefas na prática?
Veja a seguir 12 dicas práticas de como você pode organizar tarefas e se tornar mais produtivo e, também, aplicar na sua empresa.
1. Use boas ferramentas
Investir em aplicativos e softwares de gerenciamento de tarefas, como Trello, Asana e Google Agenda, pode simplificar o acompanhamento e a colaboração em projetos. Essas ferramentas oferecem recursos para atribuir tarefas, definir prazos, compartilhar documentos e manter a equipe alinhada.
Ao adotar boas ferramentas, você cria um ambiente mais eficiente para gerenciar tarefas, melhorar a comunicação e aumentar a sua produtividade ou da sua empresa.
2. Defina diferentes status
O usual é categorizar as atividades como “A Fazer,” “Em Andamento,” e “Concluído”, no entanto, isso não dá a real dimensão na organização de tarefas. Isso vai permitir que você e sua equipe acompanhem o progresso de cada atividade.
Ao organizar uma tarefa você pode criar listas pensando nas entregas, por exemplo: SEMANA 1, SEMANA 2, etc; ou ainda pelo dia da entrega.
Utilize cores para destacar atividades importantes e que não podem sofrer atrasos. Dessa forma, você consegue ter uma visão melhor das demandas.
3. Quebre projetos em pequenas tarefas
A habilidade de dividir projetos em tarefas menores é essencial para qualquer gestor ou profissional. Ao enfrentar grandes projetos, divida-os em etapas gerenciáveis e atribua prazos específicos para cada tarefa.
Por exemplo, ao planejar um novo lançamento de produto, quebre-o em atividades como: pesquisa de mercado, desenvolvimento de protótipo, estratégia de marketing, etc. Isso torna o projeto menos complicado de administrar e permite que você e sua equipe concentrem-se nas etapas individuais de forma mais eficaz.
Além disso, o acompanhamento do progresso se torna mais simples quando as tarefas estão bem definidas e são específicas.
4. Defina níveis de urgência e prioridade
Classifique suas tarefas com base em sua importância e urgência. Identifique tarefas que demandam ação imediata e outras que podem ser programadas para um momento posterior.
Isso ajuda a direcionar seu tempo e recursos para atividades que têm o maior impacto nos objetivos da empresa. Ao estabelecer clareza sobre o que é prioritário, você e sua equipe otimizam o uso do tempo.
5. Priorize os trabalhos mais importantes
Se você é um gestor, reserve seu próprio tempo para atividades estratégicas, como desenvolvimento de negócios, tomada de decisões críticas e liderança da equipe.
Evite se perder em tarefas menos relevantes que podem consumir seu tempo e energia. Priorizar os trabalhos mais importantes permite que você direcione seus recursos para onde eles são mais necessários.
6. Delegue tarefas
Saber delegar é essencial para o sucesso de um gestor. Identifique tarefas que podem ser atribuídas a membros da equipe com as habilidades adequadas.
Ao delegar, você não apenas libera seu próprio tempo para tarefas mais importantes, mas também capacita sua equipe, promovendo o desenvolvimento profissional deles.
Lembre-se de fornecer orientações claras e um acompanhamento adequado para garantir que as tarefas sejam realizadas com eficácia.
7. Organize as informações
Cada documento, ferramenta ou recurso deve ter um local designado. Isso facilita a localização de informações essenciais quando necessário, economizando tempo e reduzindo os atrasos por espera.
Além disso, a organização física do ambiente de trabalho reflete a organização mental, o que é fundamental para conseguir ser mais produtivo.
8. Planeje seu dia
Reserve um tempo todas as manhãs para planejar seu dia. Liste e organize as tarefas que precisam ser realizadas e atribua prioridades a cada uma.
Ao definir metas e criar um roteiro para o dia, você aumenta a eficiência e mantém o foco nas atividades mais importantes. Isso ajuda a evitar distrações e a lidar de forma mais eficaz com as demandas do seu dia.
A organização diária é uma estratégia essencial para alcançar seus objetivos e garantir que nada seja esquecido.
9. Aprenda a administrar o seu tempo
Dedique-se a aprender estratégias de organização pessoal, como o uso de técnicas como a Matriz de Eisenhower, que já mostramos antes. Essas abordagens ajudam a priorizar atividades, definir limites de tempo e eliminar a procrastinação.
Além disso, mantenha um cronograma bem estruturado, reservando tempo para tarefas críticas e intervalos de descanso. Gerir eficazmente o seu tempo não só aumenta a produtividade, mas também permite que você mantenha um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal.
Um coach profissional pode lhe ajudar muito nesse processo.
10. Organize seus horários de entrada e saída do trabalho
Para quem trabalha em home office, tem flexibilidade de horários ou é dono do próprio negócio, é importante definir um horário de entrada e saída que seja realista e equilibrado. Isso não só cria uma rotina saudável, mas também ajuda você a priorizar tarefas durante o dia de trabalho.
Evite a tentação de prolongar excessivamente as horas de trabalho, pois isso pode levar ao esgotamento e à queda da produtividade. Mantendo limites de tempo claros, você garante que sua energia esteja focada nas atividades mais importantes para o sucesso da sua empresa.
11. Use uma agenda para manter a organização no trabalho
Essa ferramenta permite que você agende reuniões, compromissos e prazos importantes de forma organizada. Além disso, uma agenda ajuda a planejar o seu dia e a evitar conflitos de horários.
Reserve tempo para revisar sua agenda diariamente e garantir que você esteja cumprindo seus compromissos de maneira eficaz.
Ela também é uma ferramenta valiosa para estabelecer metas de longo prazo e acompanhar seu progresso ao longo do tempo. A organização proporcionada por uma agenda é essencial para o sucesso empresarial.
12, Cumpra os prazos das suas entregas
Isso demonstra comprometimento e constrói uma boa reputação junto aos clientes, parceiros e equipe. Para garantir que os prazos sejam cumpridos, estabeleça uma programação realista e atribua recursos adequados a cada projeto.
Monitore regularmente o progresso, identifique possíveis obstáculos e faça ajustes conforme necessário.
Ferramentas para organizar tarefas
Como citado anteriormente, as ferramentas de organização de tarefas são recursos indispensáveis para melhor gestão do tempo.
Essas ferramentas oferecem soluções versáteis e eficazes para quem busca manter suas tarefas e projetos organizados, independentemente de sua preferência por uma abordagem visual, rigorosa ou altamente personalizável.
Confira a seguir uma lista das principais ferramentas utilizadas atualmente:
Trello
O Trello é uma plataforma baseada em quadros que oferece uma abordagem visual e intuitiva para organizar tarefas. Com recursos de arrastar e soltar, é fácil criar, mover e priorizar atividades. É ideal para quem prefere uma visão clara e ágil das suas tarefas.
Asana
A Asana é uma ferramenta de gerenciamento de projetos robusta, permitindo a atribuição de tarefas, definição de prazos e o acompanhamento detalhado do progresso. É ideal para quem busca um controle rigoroso sobre o fluxo de trabalho de suas equipes.
Google Agenda
A Google Agenda é uma agenda digital que sincroniza facilmente com outras ferramentas do Google. Ela permite agendar compromissos, definir lembretes e compartilhar eventos com membros da equipe. É uma escolha confiável para manter agendas organizadas e equipes alinhadas.
Evernote
O Evernote é uma ferramenta de anotações versátil que facilita o armazenamento e a organização de informações importantes. Com recursos de pesquisa poderosos, é ideal para gestores que precisam capturar e acessar rapidamente notas e ideias.
Notion
O Notion é uma plataforma de produtividade multifuncional que combina notas, tarefas, wikis e bancos de dados. É perfeito para gestores que desejam centralizar informações e processos, criando uma base de conhecimento completa para suas equipes.
Organizando tarefas no seu dia a dia
Somente conhecer o método não é suficiente, é preciso aplicá-lo para que a competência da gestão de tempo seja desenvolvida.
Nesse sentido, te convido a colocar o conhecimento em prática, iniciando seu dia de trabalho seguindo o Método ABC ou utilizando a Matriz de Eisenhower.
Se fosse possível resumir tudo o que eu sei sobre produtividade em uma simples frase, seria essa:
O que só eu posso fazer hoje, e se eu fizer, trará um impacto real e significativo?
Te convido a pensar no melhor horário para que você possa todos os dias organizar e priorizar suas tarefas.
Ao ter contato com esse tipo de conteúdo, muitos se inspiram a colocá-lo em prática e por isso elevam drasticamente sua produtividade, resultados e obtêm muito mais tempo livre.
Torço para que você seja uma dessas pessoas!
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